Die meisten CRMs sammeln Berichte unbemerkt. Jemand baut eine Pipeline-Übersicht für das Montagsmeeting, eine Kollegin kopiert sie und ändert einen Filter, und ein Jahr später gibt es fünf Berichte mit einem Namen wie „Pipeline Q4“, die jeweils eine andere Summe zeigen. Fragt die Geschäftsleitung, welcher stimmt, weiß es niemand, weil niemand dafür verantwortlich ist. Pomio CRM empfiehlt, jedem geteilten Bericht einen namentlich Verantwortlichen zu geben, so wie ein Geschäft oder ein Unternehmen einen Verantwortlichen hat.
Warum geteilte Berichte auseinanderlaufen
Ein Bericht ist eine Reihe von Entscheidungen: welche Pipeline, welche Stages, welche Verantwortlichen, welches Datumsfeld und welcher Zeitraum. Diese Entscheidungen veralten, wenn sich das CRM darum herum ändert. Eine neue Stage kommt hinzu, ein Team wird umbenannt, oder das Team vereinbart, nach Abschlussdatum statt Erstellungsdatum zu berichten, und der alte Bericht zeigt weiter das alte Bild. Ohne jemanden, der ihn prüft, sieht der Bericht gut aus, während seine Zahlen nicht mehr bedeuten, was die Leser denken.
Wofür der Verantwortliche zuständig ist
Halten Sie die Rolle klein und konkret. Der Verantwortliche hält Filter und Definitionen im Einklang mit den Vereinbarungen des Teams, erklärt die Zahlen, wenn jemand fragt, und entscheidet, wer den Bericht sehen oder erhalten darf. Das Letzte wiegt schwerer, als es scheint: Ein Bericht mit Kunden, Beträgen oder Kontakten ist eine Form, CRM-Daten zu teilen, und fällt damit unter dieselbe Abwägung wie die Frage, wer Daten aus dem CRM exportieren darf. Der Verantwortliche entscheidet auch, wann ein Bericht entfernt wird, statt ihn für immer in der Liste stehen zu lassen.
Wer welchen Bericht verantwortet
Verantwortlich ist meist die Person, die den Bericht für Entscheidungen nutzt, nicht die, die ihn zufällig gebaut hat. Eine Vertriebsleiterin verantwortet den Pipeline-Bericht für das wöchentliche Pipeline-Review; wer den Forecast präsentiert, verantwortet den Bericht, mit dem Sie den Forecast mit dem tatsächlichen Ergebnis vergleichen. CRM-Administratoren können beim Bauen und Reparieren helfen, aber die Verantwortung für jeden Bericht sollte nicht automatisch bei ihnen landen, wie in wie viele Administratoren ein CRM braucht beschrieben.
Halten Sie die Liste kurz
Schreiben Sie den Verantwortlichen und einen Zweck in einer Zeile in die Beschreibung jedes geteilten Berichts. Verlässt jemand das Unternehmen oder wechselt die Rolle, übertragen Sie seine Berichte an einen neuen Verantwortlichen, als Teil derselben Checkliste, mit der Sie einen CRM-Nutzer am letzten Arbeitstag sperren. Und suchen Sie bei der monatlichen Datenqualitätsprüfung nach geteilten Berichten ohne Verantwortlichen oder solchen, die seit Monaten niemand geöffnet hat: Geben Sie ihnen einen Verantwortlichen oder entfernen Sie sie. Wenige Berichte, denen man vertraut, sind besser als viele, die jeweils eine andere Geschichte erzählen.