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Datenschutzerklärung

Verantwortlicher / Vertragspartner: S. Simon Communication, handelnd unter dem Namen Pomio CRM („Pomio“).

Pomio CRM ist ein Handelsname von S. Simon Communication, dem rechtlichen Anbieter des Pomio CRM-Dienstes.

Zuletzt aktualisiert: 4. November 2026 (Europe/Amsterdam)
Sprache: Deutsch

1. Wer wir sind

Pomio CRM („Pomio“, Handelsname/Marke) ist der Anbieter des Pomio SaaS-Multi-Tenant-Customer Relationship Management (CRM) für Leads, Unternehmen, Kontakte und Pipeline — kein Applicant Tracking System (ATS) (EU- / Made-in-Europe-Positionierung). Verantwortlicher und Vertragspartner für diese Datenschutzerklärung ist S. Simon Communication, handelnd unter dem Namen Pomio CRM, Handelsregisternummer (KvK) 62685252, USt-IdNr. NL002218668B93, Pier Christiaanswei 11A, 8508 SB Delfstrahuizen, Niederlande. Dies gilt unter anderem für unsere eigene Kundenverwaltung (Konten, Abonnements, Abrechnung und Support).

Datenschutzkontakt: über die Kontaktseite (Formulare auf dieser Website). E-Mail für Rechts- und Datenschutzfragen (einschließlich Anfragen betroffener Personen): legal@pomiocrm.com. Für Support nutzen Sie bitte das Support-Formular auf der Kontaktseite.

2. Rollen nach DSGVO / AVG

Kontext	Wer ist Verantwortlicher?
Pomio-Marketingwebsite, Trial-/Demo-/Kontakt-Intake, eigene Kundenverwaltung (Kontoverwaltung, Abonnements, Abrechnung), Produktsupport	Pomio (Verantwortlicher)
Personenbezogene Daten, die Sie (der Kunde) im Pomio-CRM für Ihre eigene Organisation oder Ihre Mandanten speichern oder verarbeiten	Sie sind Verantwortlicher; Pomio handelt als Auftragsverarbeiter; der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV / DPA) gilt ab Beginn der Testphase und wird bei der Registrierung akzeptiert

Diese Datenschutzerklärung betrifft vor allem Verarbeitungen, bei denen Pomio Verantwortlicher ist. Die Verarbeitung von CRM-Kundeninhalten unterliegt den AGB und dem AVV.

3. Was wir verarbeiten und warum

3.1 Konto & Abonnement

Daten: Name, E-Mail, Organisation, Seat-Anzahl, Plan, Zahlungsstatus / Rechnungsreferenzen, Rechnungsdaten (rechtlicher Name, Anschrift, USt-IdNr., KvK- oder Registernummer)
Zweck: Abonnement anlegen und verwalten, Authentifizierung, Abrechnung
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für die steuerliche Buchführung: rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Empfänger: Google/Firebase (Hosting und Anmeldung), Stripe (Zahlungen), WeFact (Rechnungen), Resend (Service-E-Mails); eine angegebene USt-IdNr. wird über VIES geprüft (siehe §6)
USt-Prüfung: Bei Angabe einer USt-IdNr. speichern wir: das VIES-Ergebnis (einschließlich Abfragenummer sowie des von VIES zurückgegebenen Namens und der Anschrift), den Ländercode Ihrer IP-Adresse (nicht die vollständige IP-Adresse), das Land Ihrer Zahlungskarte (von Stripe) und die USt-Entscheidung. Zweck: gesetzliche MwSt.-Pflichten und Betrugsprävention. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; für IP- und Kartenland auch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sie können widersprechen). Quelle: VIES und Stripe.

3.2 Erbringung des CRM-Dienstes (als Auftragsverarbeiter)

Daten: alles, was Sie in Pomio eingeben (Leads, Unternehmen, Kontakte, Notizen, Aktivitäten, Pipeline usw.)
Zweck: Hosting und Betrieb des CRM für Sie
Rechtsgrundlage (Ihre Seite): von Ihnen als Verantwortlichem bestimmt; unsere Verarbeitung erfolgt auf Ihre dokumentierten Weisungen (Art. 28 DSGVO) nach dem AVV (gilt ab Beginn der Testphase, bei der Registrierung akzeptiert)

3.3 Support

Daten: Kontaktdaten, Ticketinhalt, für die Diagnose erforderliche technische Logs; über das Support-Formular: Firmenname, Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Betreff, Art der Anfrage, Priorität, Beschreibung, Seite oder Fehlermeldung und ein etwaiger Anhang. Senden Sie niemals Passwörter, Codes, Kartendaten oder API-Schlüssel mit.
Zweck: Supportanfragen beantworten
Rechtsgrundlage: Vertrag und/oder berechtigtes Interesse an der Unterstützung von Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO)
Empfänger: Typeform (Support-Formular) und Google Workspace (Support-Postfach)

3.4 Trial / Demo / Kontakt / Support / Datenschutz-Intake (Typeform)

Daten: Felder, die Sie über Typeform übermitteln (typischerweise Name, E-Mail, Firma, Nachricht, Art der Anfrage)
Zweck: Trial-, Demo-, Kontakt-, Support- und Datenschutzanfragen bearbeiten
Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen / Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Einwilligung, soweit wir um Marketing-Follow-up bitten
Hinweis: Typeform (Typeform SL, Barcelona) ist Auftragsverarbeiter von Pomio für diese Formulare; Formularantworten werden in den USA gespeichert (siehe §6 und §7)

3.5 Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden notwendige First-Party-Cookies (zum Beispiel Sitzung und Sicherheit), um Website und App zu betreiben. Cloudflare kann notwendige oder sicherheitsbezogene Cookies setzen, um die Website zu schützen und auszuliefern.

Nicht notwendige Cookies oder Analysen — einschließlich Google Analytics, soweit auf der Website aktiviert — werden nur nach Einwilligung gesetzt. Sie können Ihre Einwilligung über die Cookie-Einstellungen / das Cookie-Banner auf der Website verwalten oder widerrufen, sofern verfügbar. Einzelheiten zu bestimmten Cookies richten sich nach den Cookie-Einstellungen auf der Website; in dieser Erklärung veröffentlichen wir keine feste Namens-/Laufzeittabelle.

3.6 Marketing (falls zutreffend)

Soweit wir Produkt- oder Marketingkommunikation versenden: nur mit Einwilligung oder per Soft-Opt-in, soweit niederländisches/EU-Recht dies für Bestandskunden zulässt, mit klarer Abmeldemöglichkeit
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und/oder berechtigtes Interesse mit Widerspruchsmöglichkeit, soweit anwendbar

3.7 Registrierung und Bot-Schutz (Cloudflare Turnstile)

Daten: technische Signale Ihres Browsers und Geräts (etwa IP-Adresse und Browsermerkmale) bei der Registrierung für eine Testphase in der App
Zweck: automatisierte Registrierungen und Missbrauch verhindern
Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Sicherung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Hinweis: Turnstile wird nur auf der Registrierungsseite der App eingesetzt, nicht auf dieser Website. Cloudflare ist hierfür Auftragsverarbeiter und handelt für die Verbesserung von Turnstile als eigenständiger Verantwortlicher (siehe §6).

4. Datenkategorien (Übersicht)

Identitäts- und Kontaktdaten
Organisations- / Rollendaten
Konto- und Abonnementdaten
Support-Kommunikation
Typeform-Intake- / Datenschutzanfragedaten
Technische / Logdaten (IP, User Agent, Zeitstempel — soweit für Sicherheit und Betrieb erforderlich)
Cookie-/Analyse-Kennungen (nicht notwendige nur mit Einwilligung)
CRM-Inhalt: verarbeitet als Ihre Daten unter Ihrer Verantwortlichkeit (siehe §2)

Wir erheben nicht absichtlich besondere Kategorien personenbezogener Daten für eigene Zwecke als Verantwortlicher. Übermitteln Sie solche Daten nicht über Marketingformulare, es sei denn, dies ist auf Ihrer Seite erforderlich und rechtmäßig.

5. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke, für die Vertragserfüllung und zur Erfüllung geltender gesetzlicher Pflichten (einschließlich steuerlicher und buchhalterischer Pflichten, soweit anwendbar) erforderlich ist. Wir speichern Daten auch, soweit dies zur Bearbeitung von Lösch- oder anderen Betroffenenanfragen erforderlich ist.

Daten	Vorgehen
Konto & Abonnement / Abrechnung	Für die Dauer der Abonnementbeziehung und so lange, wie gesetzliche / steuerliche Pflichten es erfordern: Rechnungen, MwSt.-Unterlagen und VIES-Nachweise 7 Jahre (Art. 52 AWR), für OSS-Unterlagen soweit anwendbar 10 Jahre
CRM-Kundeninhalte	Nach Ihren Weisungen als Verantwortlicher, bis Sie sie löschen oder das Konto endet, danach für einen angemessenen Zeitraum zur Ermöglichung des Exports (siehe AGB), vorbehaltlich eines Legal Hold
Umgebung nach einer Testphase ohne bezahltes Abonnement	Während der Aufbewahrungsfrist (Kulanzfrist von 10 Tagen, nur Lesezugriff) nach Ende der Testphase, danach kontrollierte Löschung, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und eines etwaigen Legal Hold
Support-Kommunikation	So lange, wie zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich, und für einen angemessenen Nachbearbeitungs- / Archivierungszeitraum, bis zu 12 Monate nach Abschluss der Anfrage
Typeform-Datenschutz- / Lead-Formulare	Bis zur Bearbeitung, danach für einen angemessenen Zeitraum oder auf Anfrage früher, soweit zutreffend
Sicherheits- / Betriebslogs	So lange, wie für Sicherheit, Missbrauchsprävention und Betrieb erforderlich
Cookies	Gemäß den Cookie-Einstellungen / dem Banner auf der Website

6. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

Pomio gibt Daten nur an von Pomio beauftragte Dienstleister weiter, soweit dies erforderlich ist. Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen handeln sie als Auftragsverarbeiter von Pomio, sofern unten nicht anders angegeben. Soweit sie CRM-Kundendaten verarbeiten, sind dieselben Dienstleister Unterauftragsverarbeiter nach dem AVV.

Google Cloud / Firebase (Google) — Hosting, Datenbank, Dateispeicher, Backend-Funktionen und Anmeldung (Firebase Authentication). Speicherung und Verarbeitung: Die Datenbank und die CRM-Dateien werden in der EU (Niederlande) gespeichert; Mandantenlogos werden in den USA gespeichert. Der Großteil der Backend-Funktionen läuft in den USA (u. a. Abrechnung, Mailbox, Datenschutzanfragen, Trial, Kommunikation, Dokumente, Herunterladen von CRM-Dateien, Stripe-Webhooks und Benutzerverwaltung) und verarbeitet dort personenbezogene Daten, beim Herunterladen auch den Inhalt von CRM-Dateien. Firebase Authentication verarbeitet Daten in den USA. Auftragsverarbeiter nach dem Cloud Data Processing Addendum (cloud.google.com/terms/data-processing-addendum) und den Firebase Data Processing and Security Terms (firebase.google.com/terms/data-processing-terms); Unterauftragsverarbeiter: cloud.google.com/terms/subprocessors.
Google Workspace (Google) — geschäftliche E-Mail, einschließlich des Support-Postfachs und der Support-Korrespondenz. Auftragsverarbeiter nach demselben Cloud Data Processing Addendum; Unterauftragsverarbeiter: workspace.google.com/intl/en/terms/subprocessors.html. Keine Datenregion festgelegt; eine Verarbeitung kann auch in den USA und anderen Ländern erfolgen (siehe §7).
Resend (Plus Five Five, Inc., USA) — Versand transaktionaler E-Mails aus dem Dienst. Auftragsverarbeiter; E-Mail-Daten werden in den USA gespeichert, auch wenn der Versand über eine EU-Region erfolgt. DPA: resend.com/legal/dpa; Unterauftragsverarbeiter: resend.com/legal/subprocessors.
Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irland) — Zahlungsabwicklung. Stripe ist Auftragsverarbeiter für die Zahlungsabwicklung und handelt für bestimmte Zwecke (etwa Betrugsprävention, Geldwäsche- und Identitätsprüfungen, gesetzliche Pflichten und Verbesserung seiner Dienste) als eigenständiger Verantwortlicher nach seiner eigenen Datenschutzerklärung (stripe.com/privacy). DPA: stripe.com/legal/dpa; Dienstleister: stripe.com/legal/service-providers.
WeFact — Erstellung und Versand von Rechnungen. Auftragsverarbeiter; Verarbeitung innerhalb des EWR. Auftragsverarbeitungsvertrag: www.wefact.nl/verwerkersovereenkomst/.
Cloudflare — CDN, Sicherheit und Auslieferung der Website sowie Cloudflare Turnstile für die Bot-Prüfung bei der Registrierung in der App (siehe 3.7). Auftragsverarbeiter; für die Verbesserung von Turnstile handelt Cloudflare als eigenständiger Verantwortlicher. DPA: www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/; Turnstile Privacy Addendum: www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/; Unterauftragsverarbeiter: www.cloudflare.com/gdpr/subprocessors/.
Typeform (Typeform SL, Barcelona) — Formulare für Kontakt-, Support-, Demo- und Datenschutzanfragen. Auftragsverarbeiter; unser Typeform-Konto nutzt die Standardspeicherung von Typeform in den USA. DPA: www.typeform.com/dpa/; Unterauftragsverarbeiter: help.typeform.com/hc/en-us/articles/360029617191.
Google Analytics — optionale Analyse, soweit aktiviert (nur mit Einwilligung)
Andere Auftragsverarbeiter, soweit für den Betrieb von Pomio CRM vernünftigerweise erforderlich (zum Beispiel zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater)
Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben (einschließlich der niederländischen Steuerverwaltung), und unser Steuerberater/Wirtschaftsprüfer

Externe Quelle (kein Auftragsverarbeiter): Zur Prüfung einer angegebenen USt-IdNr. nutzt Pomio VIES, das öffentliche MwSt.-Prüfsystem der Europäischen Kommission (ec.europa.eu/taxation_customs/vies/). Abgefragt werden die USt-IdNr. und das Land. Die Europäische Kommission ist kein Auftragsverarbeiter von Pomio.

Diese Liste kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Die aktuelle Liste steht auch im AVV. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

7. Internationale Übermittlungen

Ein Teil der Verarbeitung findet in den Vereinigten Staaten statt, unter anderem bei Google/Firebase (der Großteil der Backend-Funktionen, auch beim Herunterladen von CRM-Dateien, die Speicherung von Mandantenlogos und Firebase Authentication), Resend (Speicherung von E-Mail-Daten), Typeform (Speicherung von Formularantworten), Stripe und Cloudflare. Pomio bietet keine vollständige Datenspeicherung oder -verarbeitung innerhalb der EU an.

Für Übermittlungen in die USA oder ein anderes Land außerhalb des EWR ohne Angemessenheitsbeschluss gelten folgende Garantien:

Google (Cloud, Firebase, Workspace): das EU-US Data Privacy Framework (DPF) über Googles Alternative Transfer Solution (cloud.google.com/terms/alternative-transfer-solution), mit den EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) als Rückfalllösung
Resend: SCCs im DPA von Resend; zusätzlich das DPF, soweit die Zertifizierung von Resend aktiv ist
Stripe: das DPF und SCCs gemäß dem Data Transfer Addendum von Stripe (stripe.com/legal/dta)
Cloudflare (einschl. Turnstile): das DPF, mit SCCs als Rückfalllösung
Typeform: Typeform SL (Spanien) speichert Daten bei Unterauftragsverarbeitern in den USA auf Grundlage von SCCs (Modul 3), die Typeform nach ihrem DPA mit diesen schließt; Typeform ist nicht DPF-zertifiziert

Die DPF-Zertifizierung eines Anbieters kann unter www.dataprivacyframework.gov/list geprüft werden.

8. Ihre Rechte (DSGVO / AVG)

Soweit Pomio Verantwortlicher ist, können Sie Folgendes verlangen:

Auskunft, Berichtigung, Löschung
Einschränkung der Verarbeitung
Datenübertragbarkeit (soweit anwendbar)
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigten Interesses
Widerruf einer Einwilligung (ohne Auswirkung auf die zuvor rechtmäßige Verarbeitung)
Beschwerde bei der niederländischen Autoriteit Persoonsgegevens (oder Ihrer örtlichen EU-Aufsichtsbehörde)

Datenschutzanfragen über die Kontaktseite. Wir antworten innerhalb eines Monats; diese Frist kann in den von der DSGVO zugelassenen Fällen verlängert werden. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen.

Für Daten in Ihrem CRM-Tenant wenden Sie sich zuerst an Ihre Organisation (den Verantwortlichen); wir unterstützen als Auftragsverarbeiter gemäß AVV/AGB.

9. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen für ein Multi-Tenant-SaaS-CRM, darunter Zugriffskontrolle, Verschlüsselung bei der Übertragung, Maßnahmen zur Tenant-Isolation und Backups gemäß Konfiguration. Keine Maßnahme ist perfekt; melden Sie vermutete Vorfälle über die Kontaktseite.

10. Minderjährige

Pomio ist ein B2B-CRM. Wir richten den Dienst nicht wissentlich an Kinder. Marketingformulare richten sich nicht an Minderjährige.

11. Änderungen

Wir können diese Erklärung aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden, soweit angemessen, auf der Website und/oder per E-Mail angekündigt. Das Datum „Zuletzt aktualisiert“ ändert sich bei jeder Überarbeitung.

12. Kontakt

S. Simon Communication, handelnd unter dem Namen Pomio CRM
Handelsregisternummer (KvK) 62685252 · USt-IdNr. NL002218668B93
E-Mail (nur Rechts- und Datenschutzfragen): legal@pomiocrm.com
Datenschutz und sonstiger Kontakt: über die Kontaktseite.

Ende Datenschutzerklärung (DE).