Privacy

Privacyverklaring

Verwerkingsverantwoordelijke / contractpartij: S. Simon Communication, handelend onder de naam Pomio CRM (“Pomio”).

Pomio CRM is een handelsnaam van S. Simon Communication, de juridische aanbieder van de Pomio CRM-dienst.

Laatst bijgewerkt: 4 november 2026 (Europe/Amsterdam)
Taal: Nederlands

1. Wie zijn wij

Pomio CRM (“Pomio”, handelsnaam/merk) is de aanbieder van de Pomio SaaS multi-tenant Customer Relationship Management (CRM) voor leads, bedrijven, contacten en pipeline — geen Applicant Tracking System (ATS) (EU / Made in Europe-positionering). Verwerkingsverantwoordelijke en contractpartij voor deze Privacyverklaring is S. Simon Communication, handelend onder de naam Pomio CRM, KvK-nummer 62685252, btw-identificatienummer NL002218668B93, Pier Christiaanswei 11A, 8508 SB Delfstrahuizen, Nederland. Dit geldt onder meer voor onze eigen klantadministratie (accounts, abonnementen, facturatie en support).

Privacycontact: via de contactpagina (formulieren op deze site). E-mail voor juridische en privacyvragen (waaronder verzoeken van betrokkenen): legal@pomiocrm.com. Voor support gebruikt u het supportformulier op de contactpagina.

2. Rollen onder de AVG / GDPR

Context	Wie is verwerkingsverantwoordelijke?
Pomio-marketingsite, trial/demo/contact-intake, eigen klantadministratie (accountbeheer, abonnementen, facturatie), productondersteuning	Pomio (verwerkingsverantwoordelijke)
Persoonsgegevens die u (de klant) in de Pomio-CRM opslaat of verwerkt voor uw eigen organisatie of cliënten	U bent verwerkingsverantwoordelijke; Pomio treedt op als verwerker; de verwerkersovereenkomst (DPA) geldt vanaf de start van de proefperiode en wordt bij registratie aanvaard

Deze Privacyverklaring betreft vooral verwerkingen waarbij Pomio verwerkingsverantwoordelijke is. Verwerking van CRM-klantinhoud valt onder de Algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.

3. Wat wij verwerken en waarom

3.1 Account & abonnement

Gegevens: naam, e-mail, organisatie, aantal seats, plan, betaalstatus / factuurreferenties, factuurgegevens (statutaire naam, adres, btw-nummer, KvK- of registratienummer)
Doel: abonnement aanmaken en beheren, authenticatie, facturatie
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG); voor de fiscale administratie: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder c AVG)
Ontvangers: Google/Firebase (hosting en inloggen), Stripe (betalingen), WeFact (facturen), Resend (servicemails); een opgegeven btw-nummer wordt gecontroleerd via VIES (zie §6)
Btw-controle: bij een opgegeven btw-identificatienummer leggen wij vast: de VIES-uitkomst (inclusief consultatienummer en de door VIES teruggegeven naam en adres), de landcode van uw IP-adres (niet het volledige IP-adres), het land van uw betaalkaart (van Stripe) en de btw-beslissing. Doel: wettelijke btw-verplichtingen en fraudepreventie. Grondslag: art. 6 lid 1 onder c AVG; voor IP- en kaartland ook art. 6 lid 1 onder f AVG (u kunt daartegen bezwaar maken). Bron: VIES en Stripe.

3.2 Levering van de CRM-dienst (als verwerker)

Gegevens: wat u in Pomio invoert (contacten, notities, activiteiten, enz.)
Doel: hosten en exploiteren van de CRM voor u
Grondslag (uw kant): door u als verantwoordelijke bepaald; onze verwerking op uw instructies (art. 28 AVG) onder de verwerkersovereenkomst (geldt vanaf de start van de proefperiode, aanvaard bij registratie)

3.3 Support

Gegevens: contactgegevens, ticketinhoud, technische logs nodig voor diagnose; via het supportformulier: bedrijfsnaam, naam, zakelijk e-mailadres, onderwerp, type verzoek, prioriteit, beschrijving, pagina of foutmelding en een eventuele bijlage. Stuur nooit wachtwoorden, codes, kaartgegevens of API-sleutels mee.
Doel: supportverzoeken beantwoorden
Grondslag: overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang om klanten te helpen (art. 6 lid 1 onder b/f)
Ontvangers: Typeform (supportformulier) en Google Workspace (supportmailbox)

3.4 Trial / demo / contact / support / privacy-intake (Typeform)

Gegevens: velden die u via Typeform indient (doorgaans naam, e-mail, bedrijf, bericht, type verzoek)
Doel: trial-, demo-, contact-, support- en privacyverzoeken afhandelen
Grondslag: precontractuele stappen / overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b) of gerechtvaardigd belang om op vragen te reageren (art. 6 lid 1 onder f); toestemming waar wij om marketing-follow-up vragen
Let op: Typeform (Typeform SL, Barcelona) is verwerker van Pomio voor deze formulieren; formulierantwoorden worden in de VS opgeslagen (zie §6 en §7)

3.5 Cookies en vergelijkbare technologieën

Wij gebruiken noodzakelijke first-party cookies (bijvoorbeeld sessie en beveiliging) om de site en app te laten werken. Cloudflare kan noodzakelijke of beveiligingsgerelateerde cookies plaatsen om de site te beschermen en te leveren.

Niet-essentiële cookies of analytics — waaronder Google Analytics waar die op de site is ingeschakeld — worden alleen geplaatst na toestemming. U kunt toestemming beheren of intrekken via de cookie-instellingen / cookiebanner op de site wanneer beschikbaar. Details van specifieke cookies volgen de cookie-instellingen op de site; in deze verklaring publiceren wij geen vaste namen-/duurtabel.

3.6 Marketing (indien van toepassing)

Waar wij product- of marketingcommunicatie sturen: alleen met toestemming of soft-opt-in waar Nederlands/EU-recht dat toelaat voor bestaande klanten, met duidelijke opt-out
Grondslag: toestemming (art. 6 lid 1 onder a) en/of gerechtvaardigd belang met opt-out waar van toepassing

3.7 Aanmelden en botbescherming (Cloudflare Turnstile)

Gegevens: technische signalen van uw browser en apparaat (zoals IP-adres en browserkenmerken) tijdens het aanmelden voor een proefperiode in de app
Doel: geautomatiseerde aanmeldingen en misbruik voorkomen
Grondslag: gerechtvaardigd belang bij het beveiligen van de dienst (art. 6 lid 1 onder f AVG)
Let op: Turnstile wordt alleen gebruikt op de aanmeldpagina van de app, niet op deze website. Cloudflare is hiervoor verwerker en treedt voor het verbeteren van Turnstile op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke (zie §6).

4. Categorieën gegevens (samenvatting)

Identiteits- en contactgegevens
Organisatie- / rolgegevens
Account- en abonnementsgegevens
Supportcommunicatie
Typeform-intake- / privacyverzoekgegevens
Technische / loggegevens (IP, user agent, tijdstempels — voor zover nodig voor beveiliging en exploitatie)
Cookie-/analytics-identifiers (niet-essentieel alleen met toestemming)
CRM-inhoud: verwerkt als uw gegevens onder uw verantwoordelijkheid (zie §2)

Wij verzamelen niet opzettelijk bijzondere categorieën persoonsgegevens voor onze eigen doeleinden als verantwoordelijke. Dien dergelijke gegevens niet in via marketingformulieren tenzij nodig en rechtmatig aan uw kant.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor de doelen in deze verklaring, voor de uitvoering van de overeenkomst, en om aan toepasselijke wettelijke verplichtingen te voldoen (inclusief fiscale en administratieve plichten waar die gelden). Wij bewaren gegevens ook voor zover nodig om verwijderings- of andere rechtenverzoeken af te handelen.

Gegevens	Aanpak
Account & abonnement / facturatie	Voor de abonnementsrelatie en zo lang als vereist voor wettelijke / fiscale verplichtingen: facturen, btw-administratie en VIES-bewijs 7 jaar (art. 52 AWR), voor OSS-administratie waar van toepassing 10 jaar
CRM-klantinhoud	Volgens uw instructies als verantwoordelijke, tot u verwijdert of het account eindigt, daarna gedurende een redelijke periode om export mogelijk te maken (zie Voorwaarden), behoudens wettelijke holds
Omgeving na een proefperiode zonder betaald abonnement	Gedurende de bewaartermijn (respijtperiode van 10 dagen, alleen-lezen) na afloop van de proefperiode, daarna gecontroleerde verwijdering, behoudens wettelijke bewaarplichten en een eventuele legal hold
Supportcommunicatie	Zo lang als nodig om het verzoek af te handelen en voor een redelijke follow-up- / archiefperiode, tot 12 maanden na afhandeling van het verzoek
Typeform privacy- / leadformulieren	Tot afhandeling, daarna voor een redelijke periode, of eerder op verzoek waar van toepassing
Beveiligings- / operationele logs	Zo lang als nodig voor beveiliging, misbruikpreventie en exploitatie
Cookies	Volgens de cookie-instellingen / banner op de site

6. Ontvangers en subverwerkers

Pomio deelt gegevens alleen met door Pomio ingeschakelde dienstverleners voor zover dat nodig is. Voor de verwerkingen in deze Privacyverklaring treden zij op als verwerker van Pomio, tenzij hieronder anders vermeld. Dezelfde dienstverleners zijn, voor zover zij CRM-klantgegevens verwerken, subverwerkers onder de verwerkersovereenkomst.

Google Cloud / Firebase (Google) — hosting, database, bestandsopslag, backend-functies en inloggen (Firebase Authentication). Opslag en verwerking: de database en de CRM-bestanden worden opgeslagen in de EU (Nederland); tenantlogo’s worden in de VS opgeslagen. Het merendeel van de backend-functies draait in de VS (o.a. facturatie, mailbox, privacyverzoeken, trial, communicatie, documenten, downloaden van CRM-bestanden, Stripe-webhooks en gebruikersbeheer) en verwerkt daar persoonsgegevens, bij download ook de inhoud van CRM-bestanden. Firebase Authentication verwerkt gegevens in de VS. Verwerker onder de Cloud Data Processing Addendum (cloud.google.com/terms/data-processing-addendum) en de Firebase Data Processing and Security Terms (firebase.google.com/terms/data-processing-terms); subverwerkers: cloud.google.com/terms/subprocessors.
Google Workspace (Google) — zakelijke e-mail, waaronder de supportmailbox en supportcorrespondentie. Verwerker onder dezelfde Cloud Data Processing Addendum; subverwerkers: workspace.google.com/intl/en/terms/subprocessors.html. Geen dataregio vastgelegd; verwerking kan ook in de VS en andere landen plaatsvinden (zie §7).
Resend (Plus Five Five, Inc., VS) — versturen van transactionele e-mail vanuit de dienst. Verwerker; e-mailgegevens worden in de VS opgeslagen, ook wanneer de verzending via een EU-regio loopt. DPA: resend.com/legal/dpa; subverwerkers: resend.com/legal/subprocessors.
Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Ierland) — betalingsverwerking. Stripe is verwerker voor de betalingsverwerking en treedt voor bepaalde doeleinden (zoals fraudepreventie, witwas- en identiteitscontroles, wettelijke verplichtingen en verbetering van zijn diensten) op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke onder zijn eigen privacyverklaring (stripe.com/privacy). DPA: stripe.com/legal/dpa; dienstverleners: stripe.com/legal/service-providers.
WeFact — opstellen en versturen van facturen. Verwerker; verwerking binnen de EER. Verwerkersovereenkomst: www.wefact.nl/verwerkersovereenkomst/.
Cloudflare — CDN, beveiliging en sitelevering, en Cloudflare Turnstile voor de botcontrole bij het aanmelden in de app (zie 3.7). Verwerker; voor het verbeteren van Turnstile treedt Cloudflare op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. DPA: www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/; Turnstile Privacy Addendum: www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/; subverwerkers: www.cloudflare.com/gdpr/subprocessors/.
Typeform (Typeform SL, Barcelona) — formulieren voor contact, support, demo en privacyverzoeken. Verwerker; ons Typeform-account gebruikt de standaardopslag van Typeform in de VS. DPA: www.typeform.com/dpa/; subverwerkers: help.typeform.com/hc/en-us/articles/360029617191.
Google Analytics — optionele analytics waar ingeschakeld (alleen met toestemming)
Andere verwerkers voor zover redelijkerwijs nodig om Pomio CRM te exploiteren (bijvoorbeeld professionele adviseurs onder geheimhouding)
Autoriteiten waar wettelijk verplicht (waaronder de Belastingdienst) en onze accountant

Externe bron (geen verwerker): om een opgegeven btw-identificatienummer te controleren, raadpleegt Pomio VIES, het openbare btw-controlesysteem van de Europese Commissie (ec.europa.eu/taxation_customs/vies/). Daarbij worden het btw-nummer en het land opgevraagd. De Europese Commissie is geen verwerker van Pomio.

Deze lijst kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt. De actuele lijst staat ook in de verwerkersovereenkomst. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

7. Internationale doorgifte

Een deel van de verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten, onder meer bij Google/Firebase (het merendeel van de backend-functies, waaronder bij het downloaden van CRM-bestanden, de opslag van tenantlogo’s en Firebase Authentication), Resend (opslag van e-mailgegevens), Typeform (opslag van formulierantwoorden), Stripe en Cloudflare. Pomio biedt geen volledige gegevensopslag of -verwerking binnen de EU.

Voor doorgifte naar de VS of een ander land buiten de EER zonder adequaatheidsbesluit gelden de volgende waarborgen:

Google (Cloud, Firebase, Workspace): het EU-VS Data Privacy Framework (DPF) via Googles Alternative Transfer Solution (cloud.google.com/terms/alternative-transfer-solution), met de EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s) als terugval
Resend: SCC’s in de DPA van Resend; daarnaast het DPF, voor zover de certificering van Resend actief is
Stripe: het DPF en SCC’s, volgens de Data Transfer Addendum van Stripe (stripe.com/legal/dta)
Cloudflare (incl. Turnstile): het DPF, met SCC’s als terugval
Typeform: Typeform SL (Spanje) slaat gegevens op bij subverwerkers in de VS op basis van SCC’s (module 3) die Typeform volgens haar DPA met hen sluit; Typeform is niet DPF-gecertificeerd

De DPF-certificering van een leverancier is te controleren op www.dataprivacyframework.gov/list.

8. Uw rechten (AVG / GDPR)

Waar Pomio verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u verzoeken om:

Inzage, rectificatie, wissen
Beperking van de verwerking
Gegevensoverdraagbaarheid (waar van toepassing)
Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
Intrekking van toestemming (zonder afbreuk aan eerdere rechtmatige verwerking)
Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (of uw lokale EU-toezichthouder)

Dien privacyverzoeken in via de contactpagina. Wij reageren binnen één maand; die termijn kan in de gevallen die de AVG toestaat worden verlengd. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen.

Voor gegevens in uw CRM-tenant: neem eerst contact op met uw organisatie (de verantwoordelijke); wij assisteren als verwerker volgens DPA/Voorwaarden.

9. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen voor een multi-tenant SaaS-CRM, waaronder toegangscontrole, encryptie in transit, tenantisolatie en backups volgens configuratie. Geen maatregel is perfect; meld vermoedelijke incidenten via de contactpagina.

10. Minderjarigen

Pomio is een B2B-CRM. Wij richten de dienst niet bewust op kinderen. Marketingformulieren zijn niet gericht op minderjarigen.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring bijwerken. Materiële wijzigingen worden op de site en/of per e-mail aangekondigd waar passend. De datum “Laatst bijgewerkt” wijzigt bij elke revisie.

12. Contact

S. Simon Communication, handelend onder de naam Pomio CRM
KvK-nummer 62685252 · btw-identificatienummer NL002218668B93
E-mail (alleen juridische en privacyvragen): legal@pomiocrm.com
Privacy en overig contact: via de contactpagina.

Einde Privacyverklaring (NL).