Pipelinestages veranderen meestal in kleine stapjes. De een voegt een stage ‘wacht op juridisch’ toe, de ander hernoemt ‘Voorstel’ naar ‘Offerte verstuurd’, en een stille stage verdwijnt omdat niemand hem gebruikt. Elke wijziging is op zich logisch. Achteraf kan niemand meer uitleggen waarom de conversie van voorstel naar gewonnen in het vorige kwartaal zo anders oogt, of waarom een paar deals in de verkeerde stage terecht zijn gekomen. Pomio CRM raadt aan een stagewijziging te behandelen als een teambesluit met een datum, niet als een instelling die één persoon even aanpast.
Waarom een stagewijziging meer is dan een nieuwe naam
Op stages bouwt de rest van het CRM voort. Ze bepalen vaak de kans van een deal, ze bevatten de exitcriteria waarmee verkopers een deal verder zetten, en ze vormen de gedeelde taal tussen verkoop en management uit gedeelde stagedefinities. Verander een stage zonder af te spreken wat hij nu betekent, en de forecast, de wekelijkse review en de conversierapporten verschuiven tegelijk, terwijl de mensen die ze lezen niet weten dat er iets veranderd is.
Wat u vooraf afspreekt
Houd het kort. Spreek de nieuwe definitie van de stage af in één of twee zinnen, inclusief wat er waar moet zijn voordat een deal erin mag. Bepaal waar elke open deal in een betrokken stage naartoe gaat: als twee stages worden samengevoegd of er één verdwijnt, moet iemand die deals bewust verplaatsen in plaats van het CRM te laten gokken. Kijk wat er van de stage afhangt, zoals kansen, verplichte velden of automatiseringen. En kies een datum, bij voorkeur aan het begin van een rapportageperiode, zodat rapporten van vóór en na de wijziging makkelijk uit elkaar te houden zijn.
Wie de wijziging doorvoert
Voorstellen kunnen komen van iedereen die in de pipeline werkt, maar de wijziging zelf hoort bij het kleine groepje dat het CRM beheert. Dat sluit aan bij het advies over hoeveel beheerders een CRM nodig heeft: als maar een paar mensen stages kunnen aanpassen, glipt er geen wijziging ongemerkt doorheen. Houdt uw CRM een audittrail bij van wie wat heeft gewijzigd, dan ziet u wanneer de stage veranderde en door wie, maar niet waarom. Daarvoor is de korte wijzigingsnotitie.
Beperk het aantal wijzigingen
Een pipeline die elke maand verandert, is moeilijk te vertrouwen. Verzamel voorstellen en besluit er een paar keer per jaar over, tenzij er echt iets kapot is. Kijk vóór het toevoegen van een stage of de pipeline daarmee niet boven een verstandig maximum aantal stages uitkomt, en of de situatie niet beter past in een veld of een aparte pipeline. Gebruik na de wijziging de eerstvolgende maandelijkse datakwaliteitscontrole om te zoeken naar deals die nog in een verwijderde of hernoemde stage staan en naar deals waarvan de kans niet meer bij de nieuwe stage past.