Pomio Einblicke
Artikel darüber, wie ein CRM aufgebaut ist: Multi-Tenant-Modell, Berechtigungen, MFA und Datenexport. Antwort zuerst, von Pomio CRM.
Ja, wenn Ihr Team sich bereits mit Microsoft 365 oder Google Workspace anmeldet und Ihr CRM es unterstützt. Ein Arbeitskonto pro Person, MFA an einer Stelle erzwungen und Zugriff, der mit dem Konto endet. Behalten Sie einen Notfall-Admin-Zugang außerhalb davon.
Pro Rolle. Legen Sie wenige Rollen fest, die zur tatsächlichen Arbeit passen, geben Sie jedem Nutzer genau eine und halten Sie persönliche Ausnahmen selten, dokumentiert und befristet. Dann bleibt der Zugriff nachvollziehbar, wenn Menschen kommen, wechseln oder gehen.
Ja, wenn Sie mit Kunden in mehr als einer Sprache arbeiten. Erfassen Sie pro Kontakt, in welcher Sprache die Person angesprochen werden möchte, als feste Auswahl am Kontakt und nicht am Unternehmen, und nutzen Sie diese Sprache für E-Mails, Angebote, Gespräche und Übergaben.
Ja. Liegt das Angebot nur im Postfach einer Person oder in einem gemeinsamen Ordner, weiß niemand sonst, was zu welchem Preis und bis wann angeboten wurde. Erfassen Sie das versendete Angebot am Geschäft: Datum, Version, Nettobetrag und Gültigkeitsdatum, und halten Sie den Geschäftsbetrag auf dem Stand der letzten Version.
Ja. Jedes zusätzliche Feld verlangt etwas von denen, die es ausfüllen, und Felder, die niemand nutzt, machen das CRM langsamer und weniger vertrauenswürdig. Legen Sie vorher fest, welchem Bericht oder welcher Entscheidung es dient, wer es wann ausfüllt und wem es gehört; prüfen Sie ungenutzte Felder jedes Quartal.
Weniger Personen, als Daten einsehen dürfen. Wer einen Datensatz ansieht, lässt ihn im CRM; ein Export macht daraus eine Datei, die weitergeleitet, kopiert und vergessen werden kann. Lassen Sie Nutzer im eigenen Bereich exportieren, beschränken Sie Komplettexporte auf ein oder zwei benannte Personen und legen Sie fest, was mit der Datei geschieht.
Meistens ja. Eine Stage nach einem Kundenschritt, etwa „Angebot angenommen“, lässt sich prüfen; eine Stage nach Vertriebsaktivität, etwa „Angebot verschickt“, zeigt vor allem Aufwand. Nutzen Sie, wo möglich, vom Kunden bestätigte Schritte und halten Sie die Liste kurz.
Wenige Personen, und nur in ihrem eigenen Bereich. Massenänderungen sparen Zeit, können aber Hunderte Datensätze auf einmal überschreiben. Binden Sie sie an Rollen, legen Sie fest, welche Felder gesammelt geändert werden dürfen, und prüfen Sie das Ergebnis danach.
Ja. Geben Sie jedem Unternehmen einen Kundenstatus aus einer kurzen festen Liste, etwa Interessent, Kunde und ehemaliger Kunde, legen Sie fest, wann er sich ändert, und lassen Sie gewonnene und beendete Geschäfte ihn aktualisieren.
Meist nicht als Person. Speichern Sie info@, vertrieb@ und rechnung@ beim Unternehmen, kennzeichnen Sie eine allgemeine Adresse, die doch Kontakt sein muss, als allgemeines Postfach, machen Sie sie nie zum Hauptkontakt eines Geschäfts und suchen Sie weiter nach der echten Person dahinter.
Ja. Geben Sie jedem CRM-Kontakt einen klaren Status für Marketing-E-Mails — Einwilligung, Bestandskunde, abgemeldet oder unbekannt — mit Datum und Quelle, lassen Sie einen Widerspruch immer gewinnen und prüfen Sie den Status vor jedem Versand. So bleiben Newsletter rechtmäßig und das CRM verlässlich.
Ja. Speichern Sie jede Telefonnummer im CRM in einem internationalen Format, mit + und Ländervorwahl und ohne Leerzeichen oder führende Null, trennen Sie Mobil- und Festnetznummer und prüfen Sie das Format beim Import und in der monatlichen Datenqualitätsprüfung. So bleiben Nummern auffindbar, deduplizierbar und von überall wählbar.
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